Muchas de las empresas retail o de comercio tienen un reto importante al momento de buscar la rentabilidad de sus actividades.

Si bien, mantener una experiencia de cliente óptima y una buena calidad de productos nos puede llevar a generar una mayor Venta Bruta, debemos tomar en consideración que después de la venta vienen muchos otros elementos de los cuales debemos tomar mucha consideración.

Para llegar a la Utilidad Neta de la empresa seguiremos la siguiente secuencia explicando cada componente:

La Venta viene dada por otra fórmula que revisamos en otras secciones del Blog que es la llamada Ecuación de la Venta, la cuál es el Tráfico de Cliente x Conversión de Compra x Ticket Promedio (descontando el impuesto a la venta).

El Costo de Producto es consecuencia directa del costo de producción más el costo logístico total (incluido aduanas) para que el producto llegue a tu almacén principal listo para ser vendido. Y, adicionalmente, el tratamiento económico de la pérdida de inventario y desmedro (dañados o caducados) tiene un tratamiento en la contribución agregándose a los Costos de Producto (en este caso depende de cada empresa la visualización en sus reportes de Estados de Resultados de Gestión, lo normal es mantenerlo separado).

La resta entre la Venta y el Costo de Producto nos da como resultado el componente Contribución, que si lo dividimos entre la venta nos dará el conocido Gross Margin o Margen de Contribución del producto.

El margen de contribución varia mucho dependiendo de los negocios, sea vestuario, productos de hogar, electrónica, alimentos, etc. Lo más importante es la evaluación con el mercado para mantener la competitividad.

De ambos componentes tanto la operación de las tiendas como la gestión comercial, producción y de inbound (abastecimiento logístico) tienen mucha responsabilidad al asegurar cumplimiento de ventas, los costos directos e indirectos de los productos y el tratamiento logístico de importación.

Posteriormente para poder empezar a hablar de una rentabilidad operacional (EBITDA: Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) debemos explicar la composición de la siguiente fórmula:

Para poder completar todo el proceso de Venta debemos incurrir en al ejecución de muchos procesos a lo largo de la empresa y todos estos procesos generan GASTOS. Estos gastos podemos ordenarlos de mayor a menor impacto según el tipo de negocio, pero lo principal es ver los siguientes:

Gastos de Recursos Humanos (RRHH): estos gastos suelen ser los más grandes en las tiendas de comercio, y corresponde a todo gasto por el capital humano utilizado en todos los procesos, considerando tanto su remuneración fija, variable, uniformes, alimentación, etc., más los gastos asociados legales según país y régimen de constitución de empresa (gratificaciones, seguros de salud, seguros desempleo o CTS, vacaciones, entre otros).

Gastos de Distribución: son los gastos asociados a la distribución logística de nuestros productos desde el almacén de producto terminado hasta el cliente (sea hacia tiendas propias, otras tiendas de terceros o directamente hacia el cliente).

Gastos de Servicios Terceros: son los gastos asociados a todos los servicios que contratamos para la operación de la empresa, por ejemplo la luz, agua, limpieza, mantenimiento, vigilancia, entre otros.

Gastos de Marketing y Venta: son aquellos gastos que se ejecutan para la publicidad en diferentes canales tanto «out-store» como «in-store» y que tienen como objetivo incrementar la venta.

Gastos de Arriendos y Tributos: son todos los gastos asociados al alquiler de los inmuebles, que no suele ser un gasto menor, así como el pago de los tributos a las municipalidades que aseguran el funcionamiento adecuado de los locales comerciales.

Otros Gastos: agrupamos aquí todos los gastos adicionales que tenemos como movilidades, viáticos y otros no agrupados.

En este momento probablemente tengamos la duda, ¿cuál es el nivel de Ebitda apropiado para mi negocio?

La respuesta es muy amplia, depende mucho del tipo de formato de negocio que se haya desarrollado. Para eliminar el EFECTO del tipo de negocio y su margen de contribución diferenciado (vestuario, tecnología, hogar, alimentos, formatos horeca, mejoramiento hogar, etc.), sugiero gestionar mediante el ratio de Gasto / Contribución. Los Ebitda regulares en el retail pueden llegar a ser en 6% a 12% (mucho dependen del grado de madurez y experiencia de la empresa y el formato de venta).

Hasta este punto hemos podido describir la utilidad operativa de nuestro negocio, pero no podemos quedarnos sólo revisando dicho indicador, pues existen otros componentes que de la utilidad neta que debemos seguir explorando:

Para poder vender los productos, sea por canales físicos y/o digitales, hemos tenido que hacer uso de dinero (efectivo) proveniente tanto de un capital social propia como de capital financiado por alguna entidad bancaria.

Este dinero es utilizado para la inversión en activos fijos (construcción de la tienda, servidores, software, muebles, maniquís, equipamiento, etc.) y para la compra de los bienes que venderemos a los clientes finales (productos).

Los Activos tienen un tratamiento financiero diferente a un gasto regular, según las normas de cada país, este de depreciará / amortizará de manera anual hasta que finalice su periodo de vida útil (5, 10, 15, 30, 80 años). La depreciación como concepto es un «gasto» que no afecta el flujo de caja de la empresa pero si el tratamiento para el cálculo de impuestos.

Los Intereses son los gastos generados por una deuda generada para la inversión sea en activos o bienes (sólo el pago de intereses no la amortización del capital).

La Diferencia Cambiaría, para los importadores, es un concepto muy importante, porque puede generar tanto un gasto como un ingreso extraordinario. Este se origina como la diferencia entre el momento en que recibes un producto y el día que toca pagar la factura. Por ejemplo, recibiste el bien un 30 de enero y debes pagarlo el 28 de febrero, si el tipo de cambio bajo para el 28 de febrero tendrás un «ingreso » porque pagarás menos dinero del que habías registrado como cuenta por pagar, pero si sucede los contraría tendrás un gasto.

Con estos conceptos ejecutados se estimará según la norma de cada país el pago de impuestos y el cálculo de repartición de utilidades a trabajadores:

Finalmente logramos entrar a los últimos dos componentes previos a la Utilidad Neta, que son los Impuestos y Repartición de Utilidades. El tratamiento de los mismos dependerá de cada país por lo que hablaré del país en que resido actualmente que es Perú.

En el caso de los Impuestos y Repartición de las Utilidades dependerá mucho del régimen tributario de su país y el modo de constitución de la empresa. La gran tarea en el primer punto es lograr sustentar que todos los gastos se tomen en consideración para el cálculo del impuesto y el ente regulador no formule una cálculo sobre una Utilidad superior por no considerar ciertos gastos (por ejemplo en Perú la pérdida de inventario no es un gasto reconocido si no pasa por un proceso de investigación policial y fiscal; la entrega de uniformes debe ser sustentada documentariamente; gastos de representación deben tener sustentos de facturas; entre muchas otros temas adicionales).

Terminamos esta sección del blog con las siguiente ideas finales:

1. No todo es VENTAS, si sólo nos preocupamos de vender y nos olvidamos de la gestión por detrás (el gasto generado, el costo del dinero (capital o financiado) para la adquisición de los bienes, el impacto de la gestión tributaria, etc.) estaríamos cayendo en el corto plazo a la bancarrota.
2. La correcta gestión de COSTOS DE VENTA, te permiten tener una rentabilidad base para soportar los gastos venideros, que pueden bordear entre 30% a 45% de esta contribución bruta.
3. Hay que ser muy eficientes en la gestión de GASTOS, la productividad, estandarización, innovación y digitalización de los procesos llevará a una gestión homogénea cuando tenemos varias tiendas que administrar.
4. Los componentes posteriores al EBITDA son muy importantes, y están asociados a la gestión del Flujo de Caja. Una mala decisión en la adquisición de activos o sistemas, la elección y el momento de generación de las OC en moneda extranjera, entre otros, son decisiones que perseguirán en un mediano y largo plazo.
5. No descuidar la sección tributaria, si bien a nivel de Estado de Resultados o P&L tiene un límite, se genera un impacto a nivel de flujo de caja importante cuando el Impuesto calculado por no contabilizar ciertos gastos es mayor.